KSeF w praktyce. Przypadek klienta

KSEF w praktyce: historia jednego zgłoszenia i ważne wnioski

Krajowy System e-Faktur (KSEF) rusza coraz mocniej i już teraz widać pierwsze wyzwania związane z jego wdrażaniem. Jedna z ostatnich sytuacji, która dotyczyła mojego klienta – nazwijmy go Spółką A – pokazuje, że warto być czujnym na każdym etapie obsługi KSEF. Opisuję ją, aby pokazać, że błędy mogą się zdarzyć, ale również po to, by pomóc ich unikać.

Problem z nadaniem uprawnień w KSEF

7 października Spółka A złożyła w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA. To dokument, który wskazuje osobę pełniącą funkcję master admina w KSEF. Jest to podstawowa forma nadania dostępu do systemu w przypadku spółek, fundacji czy stowarzyszeń. Drugą opcją jest wykorzystanie pieczęci elektronicznej.

Zgodnie z procedurą, osoba wskazana na formularzu powinna otrzymać e-mailowe powiadomienie o nadaniu uprawnień. Spółka oczekiwała na taką wiadomość, jednak w listopadzie wciąż jej nie było. Osoba, która miała zostać administratorem, wysłała więc zapytanie do KSEF z prośbą o wyjaśnienie.

Okazało się, że przy przepisywaniu danych z formularza ZAW-FA popełniono błąd w adresie e-mail. Powiadomienia trafiały zatem pod nieprawidłowy adres i nigdy nie dotarły do właściwej osoby. Po zgłoszeniu tego problemu sprawa została naprawiona – uprawnienia nadano już 25 października.

ZAW-FA tylko papierowo – większe ryzyko błędów

Warto przypomnieć, że ZAW-FA można złożyć wyłącznie w wersji papierowej – nie istnieje możliwość wysłania tego dokumentu elektronicznie. To niestety zwiększa ryzyko błędów, takich jak opisany powyżej. Zdarzenie to pokazuje, jak istotna jest dokładność i czujność przy wypełnianiu i składaniu formularzy do KSEF.

Wnioski z sytuacji Spółki A

Na podstawie powyższej sytuacji można wyciągnąć kilka praktycznych wniosków, które mogą pomóc w unikaniu podobnych problemów:

Wypełniaj ZAW-FA czytelnie

Formularza ZAW-FA nie należy wypełniać ręcznie, jeśli nie jest to konieczne. Jeżeli jednak musimy to zrobić, piszmy drukowanymi literami. Choć nie eliminuje to całkowicie ryzyka pomyłki, znacząco je ogranicza.

Używaj adresów e-mail z domeną firmową

Najlepiej podawać adresy e-mail powiązane z domeną firmową. Nawet jeśli wystąpi literówka, jest mniejsze ryzyko, że e-mail trafi do osoby nieupoważnionej.

Reaguj, jeśli nie otrzymujesz potwierdzenia

Jeśli po złożeniu ZAW-FA nie otrzymujesz powiadomienia o nadaniu uprawnień przez 2–3 tygodnie, skontaktuj się z KSEF. Nie warto czekać bezczynnie. Formularz kontaktowy dostępny jest pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/kontakt-zadzwon-lub-napisz/

Nie zostawiaj spraw na ostatnią chwilę

W przypadku Spółki A urząd potrzebował 18 dni na nadanie uprawnień – od 7 do 25 października. Pamiętajmy, że grudzień to miesiąc z wieloma dniami wolnymi, a w styczniu rusza gorący okres rozliczeń PIT. Oznacza to, że czas oczekiwania może się znacznie wydłużyć. Działaj z wyprzedzeniem.

KSEF rusza 1 lutego 2026 – co to oznacza?

Ministerstwo Finansów nie przewiduje zmiany terminu startu KSEF. Nawet jeśli Twoja firma nie będzie musiała wystawiać faktur w KSEF od lutego 2026, to obowiązek pobierania faktur z systemu będzie już obowiązywał.